Postup, kterým se od popisu situace dostaneme ke konkrétní větě.
Metodika vychází z toho, že odmítnutí v práci není otázka odvahy, ale přesnosti formulace. Níže popisujeme, jak k formulacím dochází krok za krokem.
Popis konkrétní situace
Na začátku nepracujeme s obecným tématem „hranice v práci“, ale s konkrétní událostí. Kdo úkol zadal, jakým způsobem, s jakým termínem a jaký je vztah mezi zúčastněnými lidmi. Čím přesnější popis, tím přesnější bude i výsledná formulace.
Součástí tohoto kroku je i pojmenování toho, co účastníkovi na dané situaci vadí. Někdy jde o čas, jinde o pocit, že se úkol přesouvá nespravedlivě, jinde o obavu z reakce nadřízeného.
Návrh a testování formulace
K situaci navrhneme dvě až tři varianty vět, které se liší mírou formálnosti a přímosti. Formulace si následně vyzkoušíme v modelové situaci, kde jeden z účastníků nebo lektor hraje roli druhé strany. To umožní ověřit, jak věta zní nahlas a jak na ni může protistrana reagovat.
Cílem není najít jedinou správnou větu, ale ukázat princip, podle kterého lze podobnou formulaci vytvořit i pro jinou situaci.
Zpětná vazba a úprava tónu
Po vyzkoušení formulace probíráme, jak věta působila. Zda zněla příliš tvrdě, naopak nejistě, nebo zda obsahovala omluvu, která oslabila samotné sdělení. Formulaci následně upravujeme tak, aby zůstala jasná, ale zároveň zdvořilá.
Tento krok často odhalí drobné detaily, jako je pořadí vět nebo konkrétní slovo, které rozhoduje o tom, zda odmítnutí vyzní jako spolupráce, nebo jako odmítnutí spolupráce.
Pět zásad, které formulace dodržují
Jasné, ne omluvné
Formulace pojmenuje odmítnutí přímo, bez zbytečného omlouvání, které oslabuje sdělení.
S respektem k druhé straně
Věta uznává potřebu druhé strany, i když na ni účastník nemůže momentálně reagovat kladně.
S nabídkou alternativy
Pokud je to možné, formulace obsahuje jinou možnost řešení, nikoliv jen samotné ne.
Přizpůsobená kanálu
Věta pro e-mail zní jinak než věta pro osobní rozhovor. Formulace odpovídá způsobu komunikace.
Opakovatelná
Princip formulace lze použít znovu i na situaci, která se v programu přímo neřešila.
Chcete vidět, jak by tento postup vypadal na vaší situaci?
Stačí stručně popsat, co se ve vaší práci opakuje, a navrhneme vhodný formát konzultace.
Kontaktovat institut